Marco Legal

La creación de la Unidad de Archivo Central, se fundamenta en el PCM 55 del año 2017, numeral 12.

Misión

Administrar, Custodiar y Conservar los documentos de cada Dependencia de La Secretaría de Derechos Humanos Justicia Gobernación y Descentralización, mediante la aplicación de técnicas apropiadas y el uso de tecnología que permita la difusión del acervo documental para beneficio de los ciudadanos.

Visión

Ser una Unidad que consolide los procesos y procedimientos archivísticos y así lograr una efectiva administración documental.

Objetivo General

• Organizar.
• Ordenar.
• Digitalizar toda la documentación de las diferentes dependencias de la SDHJGD, para eficientizar el proceso en lo concerniente a la administración documental.

Objetivos Específicos

• Crear mecanismos técnicos que permitan eficientar el manejo de la documentación durante el proceso de gestión archivística.
• Coordinar con la UPEG, capacitaciones en el área archivística encaminadas a la formación del personal que está laborando en el área de archivos. (De gestión y Central)
• Establecer mecanismos de coordinación y apoyo a otras instituciones.
• implementar el Archivo Histórico de esta Secretaría de Estado.
• Seleccionar la documentación que pasará del archivo Central al Histórico de acuerdo a los requerimientos técnicos.
• Someter a expurgo la documentación que cumpla con los requisitos legales.

Funciones

• Coordinar con la Unidad de Planificación y Evaluación de la Gestión, aquellas actividades que conlleven a mejorar los procesos de gestión archivística.
• Realizar reuniones periódicas con el Comité de Archivo, a fin de coordinar el proceso de depuración de aquellos documentos que hayan caducado, siguiendo los mecanismos e instancias correspondientes.
• Elaboración del Plan Operativo Anual (POA) de la Unidad de Archivo, en coordinación con la Unidad de Planificación y Evaluación de la Gestión (UPEG), en apego a las metas y objetivos de la institución.
• Acorde a las políticas archivísticas, crear instrumentos técnicos que permitan eficientar los procesos de la administración documental.
• Mantener reuniones ordinarias y extraordinarias con el personal a su cargo, con el fin de evaluar el desempeño de cada uno de ellos.
• Mantener un monitoreo constante para constatar el cumplimiento de las metas y objetivos plasmados en el Plan Operativo Anual.
• Promover Capacitaciones (Talleres, Cursos) en materia archivística y así lograr la eficiencia del personal en cada una de las áreas de la unidad de archivo.
• Controlar la entrada y salida del personal a su cargo.
• Asistir a todas las capacitaciones y reuniones que programe esta Secretaría de Estado.